Правила оформления деловых писем

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

1. Гарантийное письмо;
2. Письмо-напоминание.
3. Информационное;
4. ;
5. Сопроводительное;
6. Письмо-предупреждение;

Письма, на которые нужен ответ.

1. Требование;
2. Обращение;
3. Прошение.
4. Запрос;
5. Предложение;

Некоммерческие письма.

1. Письмо-просьба;
2. Письма с выражением благодарности;
3. Письмо-приглашение;
4. Письма с информированием о чем-либо;
5. Письма с выражением соболезнования;
6. Письма с поздравлениями по разным поводам;
7. Гарантийные письма;
8. Письма, в которых содержатся рекомендации;
9. Письма с инструкциями;
10. Сопроводительные письма.
11. Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

1. Претензия;
2. Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
3. Непосредственно запрос;
4. Письма с ответами на запросы;
5. Напоминание;
6. – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

1. Составленные по строгому образцу.
2. Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;

По адресатам.

1. Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
2. Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
3. Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

1. Те, что отправлены в обычных конвертах.
2. Отосланные по электронной почте;
3. Отправленные в виде факсового сообщения;

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Культура делового письма. Язык служебных документов

В деловом общении государственных и муниципальных служащих устная и письменная речь занимает практически все служебное время.

В ходе делового общения служащие используют так называемые универсальные этикетные формулы, с помощью которых выражается отношение между субъектами при встрече или расставании, при заключении соглашения или ведении конструктивного спора. Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Опишем его основные особенности.

Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения.

Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическую ограниченность.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Приведем базовые правила языка управленческих документов. Правило 1. Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

1. официальность;
2. объективность и структурированность.
3. точность подачи информации;
4. содержательное, но краткое изложение;

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы.

Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль.

Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Языковые конструкции

Отличительной особенностью деловой корреспонденции является использование выражений-клише, характерных для документов языковых формул. Подобная практика имеет свои плюсы: во-первых, значительно сокращается время на выбор языковых средств для описания типовой ситуации; во-вторых, повышается информативность документа — текст воспринимается легче из-за отсутствия речевой избыточности, образных выражений; в-третьих, поддерживается нейтральный тон изложения — норма для официальной переписки, субъективные и излишне эмоциональные составляющие сведены к минимуму.

Ниже приведем основные языковые конструкции, используемые в деловых письмах: Примеры выражений-клише в деловой речи Таблица1 Разновидность делового письма Вводная часть Основная часть Завершающая часть 1 2 3 4 Письма-запросы В соответствии с протоколом от 21.04.2015 № 23. Просим предоставить информацию в срок до. В случае непредставления информации будем вынуждены обратиться в.

Выражаем уверенность, в том, что. Просим Вас не задерживать ответ.

Гарантийные письма В связи со сложной экономической ситуацией.

Гарантируем возврат кредита в сумме.

в срок. Оплату гарантируем. Надеемся на взаимопонимание.

Сопроводительные письма В связи с Вашим запросом.

Согласно догово­ренностям. Направляем Вам. Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом. Одновременно с этим письмом высылаем.

По получении документов просим сообщить об этом по факсу.

К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество товара не удовлетворяет требованиям. Рассчитываем, что наши замечания будут учтены. Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств.

Приведенные в качестве примера формулировки не являются исчерпывающими: в деловой речи они представлены в значительно большем объеме, а в совокупности с внутренним тактом, профессионализмом и объективностью в оценке и описании ситуации эти фразы формируют индивидуальный языковой стиль секретаря. Более подробные рекомендации по порядку работы с деловым письмом, а также примеры оформления деловых писем на бланках вы найдете в №12 2015 журнала В завершение хотелось бы отметить, что упорядочение работы с деловыми письмами от момента создания документа до его отправки за пределы компании – дело трудоемкое. Часто на этом пути секретарю приходится сталкиваться с такими явлениями, как игнорирование сотрудниками делопроизводственных правил, перескакивание или пропуск этапов процесса, самостоятельная работа по созданию и отправке документов без ведома секретаря или офис-менеджера (по принципу «так будет быстрее») и т.

д. Тем не менее усилия в этой области окупаются достаточно быстро, так как рациональный маршрут движения деловых писем и соблюдение делопроизводственных норм и требований способствуют снижению физических и эмоциональных нагрузок, повышают эффективность рабочего процесса и свидетельствуют о высоком уровне компании.

Инна Шияневская, менеджер проектов, эксперт в сфере делопроизводства

Структура делового письма:

1. Излагаем цель написания письма.
2. Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
3. Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
4. Подводим итоги.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений следует после текста письма: Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л.

в 2 экз. В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе. Петров Иван Васильевич 200-23-23

Оформление реквизитов делового письма

Реквизиты являются обязательными элементами любого делового письма. ГОСТ 6.38-90 регламентирует состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем.

Точнее сказать, ГОСТ устанавливает стандарт оформления формуляра-образца. Этот стандарт определяет требования к оформлению .

Все это вызвано потребностью унификации оформления документов, которая позволяет:

1. Использовать возможности компьютеризированной обработки входящей и исходящей корреспонденции.
2. Оптимизировать процесс составления и последующего оформления писем;
3. Повысить эффективность поиска нужной информации в тексте делового письма;
4. Централизованно изготавливать бланки деловых писем;
5. Снизить стоимость полиграфических работ;

Унифицированный ГОСТом, формуляр-образец становится матрицей, на основе которой осуществляется конструирование всех форм деловой документации предприятия.

Формуляр-образец определяет площадь для расположения каждого реквизита.

Эта площадь является оптимальной и соответствует объему каждого реквизита в знаках.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение.

Их адресуют конкретным лицам и организациям.

О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.

Фамилия указывается в дательном падеже: Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016?

Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

1. перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
2. при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;

Получатели

В электронной переписке есть возможность отправить письмо на прямого адресата и поставить других получателей в копию.

Предполагается, что получатели в копии сообщения не должны на него отвечать. Они являются как бы приглашенными наблюдателями. Поэтому, заранее перед отправкой определите, от кого именно вы хотите получить ответ, и правильно расставьте адресатов.

Однако, по возможности, не ставьте в прямые получатели письма нескольких человек. Может случиться такая ситуация, что вам не ответит никто из них, если каждый мысленно решит «переложить» эту обязанность на другого адресата. Если же вы сами оказались в копии делового письма, то, как вы уже поняли, вашего ответа отправитель не ждет.

Но если возникла необходимость ответить именно вам, то вы можете это сделать, но вежливым будет извиниться в начале сообщения за то, что «вмешиваетесь».

Правила оформления делового письма

фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя. Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФпомещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя.

Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками; — по начальным слогам слов, входящих в наименования, напри­мер Уралмаш (Уральский машиностроительный завод); — смешанным способом, когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усе­ченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например ВНИИдормаш.

Такие слова пи­шутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации). К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведе­ний о почтовом и телеграфном адресах организации должны со­ответствовать Почтовым правилам.

Во-вторых, справочные дан­ные включают номера телефона, факса, номер счета в банке.

Их также необходимо указывать на бланке письма. Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.